Runit - Countit

Runit - Countit

Acerca del módulo.
Este modulo se utiliza para la aplicación de inventario físico en el sistema RunIt, el cual, puede realizarse de dos formas distintas:

1. El método estándar: en el cual los códigos de barras son adquiridos mediante el escaneo del inventario usando un lector de códigos de barras y adjuntando el lector a la computadora.
2. El método manual: en el cual se introducen cantidades de forma manual para cada modelo.

Antes de empezar.
El inventario físico puede llevarse a cabo tanto en las sucursales como en la tienda principal (después hacer polling); esto debe realizarse satisfactoriamente en todas las tiendas y confirmar para iniciar el inventario físico.

Las cantidades en existencia en la tienda principal deben de relacionarse con las cantidades de las sucursales (aunque puedan ser incorrectas).

Por ejemplo: se está haciendo un inventario físico para la tienda #1  y la tienda principal es la #99; si desea asegurarse que la cantidad total en existencia para la tienda #1 en la tienda #99 es la misma que en la tienda #1, debe de revisar esto una mañana después de que todas las tiendas hayan hecho polling y confirmado antes de que se inicie la actividad de ventas de ese día.

Recomendamos crear un archivo de texto para cada uno de sus downloads como precaución. De esta manera puede rechazar el download en caso de que cualquier error aparezca.

Ingresando a CountIt.
Para ingresar al módulo Countit deberemos dar clic en el icono que se muestra a continuación desde la pantalla principal del software Runit.



Una vez hayamos dado clic deberemos ingresar nuestro usuario y contraseña en los campos correspondientes, seguido de dar clic en el botón aceptar.


NOTA: si aun no cuentas con tu usuario y contraseña para ingresar a Runit, o tu usuario no cuenta con los permisos necesarios deberás contactarte con tu usuario administrador para solicitar el permiso o el usuario correspondiente.



CREAR NUEVO INVENTARIO.

Una vez dentro del modulo Countit se mostrará la ventana principal del modulo, desde esta ventana deberemos dar clic en la opción abrir inventario físico para comenzar a trabajar en nuestro nuevo inventario.


Una vez hecho lo anterior se nos desplegará la siguiente ventana en la cual deberemos dar clic en la opción iniciar inventario nuevo.


Dentro de la siguiente ventana deberemos de ingresar el número de tienda a la cual realizaremos el inventario físico, así como el tipo de inventario que se realizará. A continuación se describen los tipos de inventario:

Tienda completa: el inventario incluirá todos los artículos que se encuentren en la tienda seleccionada.

Marcas: el inventario incluirá todos los modelos de una marca en específica.

Temporadas: el inventario incluirá todos los modelos de una temporada en específica.

Géneros: el inventario incluirá todos los modelos de un género en específico.

Modelos: el inventario incluirá un único modelo en específico.

Departamentos: el inventario incluirá todos los modelos de un departamento en específico.

Tipos: el inventario incluirá todos los modelos de un tipo en específico.

SubLineas: el inventario incluirá todos los modelos de una sublinea en específica.


Una vez que hayamos seleccionado la tienda a la cual se le aplicará el inventario físico y se haya seleccionado el tipo de inventario que se realizará, deberemos dar clic en el botón aceptar.

A continuación se nos mostrará una pantalla similar a la que se muestra a continuación en la cual deberemos seleccionar la forma en la cual capturaremos el inventario (ya sea por el método estándar o el método manual).




      1. Descarga.
  1. inventario con terminal portátil.
Toma de inventario y registro por cada sku marcado.
En caso de que se quiera realizar un inventario y registrar cada artículo marcado mientras se van capturando los barcodes, se deberán seguir los siguientes pasos:
  1. Conecte la terminal portátil a la computadora.
  2. Seleccione el botón desde terminal portátil y la ventana de descargas será mostrada en pantalla.
  3. Seleccione el botón iniciar, posteriormente seleccione F2 en la terminal portátil para iniciar la carga.
  4. En caso de que dentro de la captura de barcode (sku) se hayan producido errores, puede imprimir la lista de los artículos que fueron marcados con error de reconocimiento; lo anterior lo puede realizar dando clic en el botón imprimir lista de errores.
      5. Finalmente para guardar la descarga seleccione terminar, de lo contrario presione cancelar para descartar la descarga.
Para terminar la captura de los números de inventario, pase a la sección sesión de descarga dentro de este mismo manual.

Carga de barcode de inventario previamente realizado.
En caso de que el inventario se haya realizado antes de realizar la carga a sistema y ya se cuente con un archivo txt con los barcodes registrados, se podrá realizar el siguiente proceso:
  1. Conecte la terminal portátil a la computadora.
  2. Seleccione el botón desde terminal portátil y la ventana de descargas será mostrada en pantalla.
  3. Seleccione el botón descargar de disco tal como se muestra a continuación.
  4. Se nos mostrará en pantalla una ventana desde la cual deberemos de seleccionar el archivo txt correspondiente al inventario previamente tomado, una vez que lo busquemos y seleccionemos deberemos dar clic en el botón open.
  5. El sistema comenzará la carga de los registros inventariados; una vez que la carga haya finalizado se nos mostrará una ventana similar a la que se muestra a continuación, dentro de la cual deberemos dar clic en el botón aceptar para continuar.
  6. En caso de que dentro de la captura de barcode (sku) se hayan producido errores, puede imprimir la lista de los artículos que fueron marcados con error de reconocimiento; lo anterior lo puede realizar dando clic en el botón imprimir lista de errores.
  7. Finalmente para guardar la descarga seleccione terminar, de lo contrario presione cancelar para descartar la descarga.

NOTA: En caso de que el sistema arroje un error al subir el archivo, deberá revisar que el formato en el que se encuentra su archivo de inventario coincida con la configuración downloading barcodes de la estación en la que estamos realizando la carga (ya sea sólo códigos de barras o códigos de barras y cantidad).



  1. Captura de inventario manual.
Este método es ideal cuando no se cuente con una terminal portátil para realizar el inventario; este método se basa en el conteo físico de los números de inventario para cada modelo. Por medio de este método es posible capturar cualquier número de modelos a la vez, sin embargo, es importante tomar en cuenta que no es posible combinar modelos con tallas y modelos sin tallas dentro de una misma lista.

Para la captura manual es necesario dar clic en el botón capturar mod manual desde la ventana principal de nuestro inventario, tal como se muestra a continuación.


Se desplegará una ventana como la que se muestra a continuación, dentro de la cual deberemos agregar los artículos que estarán contemplados dentro de nuestro inventario.


Para agregar un modelo, deberemos dar clic en el botón agregar.

Hecho lo anterior, se nos mostrará una ventana en la cual deberemos identificar el modelo que deseemos agregar a nuestra lista; esto puede realizarse por medio de la búsqueda estándar tal como se muestra en la siguiente pantalla.


También es posible realizar una búsqueda por medio de la búsqueda multi-selección a través de la pestaña multi-select search.


Deberemos realizar la búsqueda del artículo por el método que más nos convenga, seleccionar el artículo que deseemos agregar al inventario y dar clic en el botón aceptar.


Hecho lo anterior se nos mostrará una ventana similar a la que se muestra a continuación, en donde deberemos ingresar la cantidad de artículos de ese modelo, talla y color que tengamos en inventario dentro del campo correspondiente en el renglón blanco, seguido de dar clic en el botón aceptar.


El renglón marcado en color amarillo son las cantidades (previas al inventario) que se tienen registradas en sistema.
En caso de que queramos ver las cantidades ingresadas en algun modelo de nuestra lista, deberemos dar clic en el botón ver.


En caso de que queramos borrar de nuestro listado algún modelo, bastará con seleccionarlo y dar clic en el botón borrar.


Una vez que terminemos de registrar nuestro listado de artículo con sus respectivas cantidades, deberemos dar clic en el botón salir.


Sesión de descarga.
Una vez que hayamos dado clic en el botón terminal en cualquiera de las dos formas anteriores, se nos mostrará una ventana similar a la que se muestra a continuación; dentro de la cual deberemos ingresar el número de sesión de descarga que le queramos asignar a nuestro inventario, seguido de dar clic en el botón aceptar descarga.


Dentro de la ventana de sesión de descarga, se muestra un pequeño recuadro con la información descargada (total de unidades leídas y número de errores) así como los modelos capturados en la descarga.
      1.1. Pestaña ver descargas.
En caso de que necesitemos consultar, editar o eliminar una o varias descargas realizadas dentro de nuestro inventario, podremos realizarlo dando clic en la pestaña ver descargas tal como se muestra a continuación.


Una vez dentro de la pestaña ver descargas, se nos mostrará la siguiente ventana.


Si necesitamos editar una descarga, basta con dar clic en el botón editar; lo anterior nos mostrará una nueva ventana similar a la de captura de modelos manual, desde la cual podremos modificar el número de artículos registrados.

Si necesitamos ver el detalle de una descarga en particular, basta con dar clic en el botón detalles; lo anterior nos mostrará una ventana similar a la que se muestra a continuación, desde la cual podremos consultar e imprimir los detalles de la descarga.


Si necesitamos borrar alguna descarga, basta con dar seleccionar la descarga correspondiente y dar clic en el botón eliminar.


Recuerda: las sesiones de descarga de las terminales portátiles no pueden ser editadas directamente en ver descargas; aunque se puede realizar la captura manual para realizar un ajuste de entrada.


      2. Comparar.
El botón comparar es usado para generar la lista de discrepancias al comparar la existencia actual con el conteo del inventario físico de todas las sesiones.

Una vez que estemos dentro de la pantalla principal de nuestro inventario, deberemos dar clic en el botón comparar.


Hecho lo anterior se nos mostrará una ventana similar a la que se muestra a continuación, dentro de la cual deberemos dar clic nuevamente en el botón comparar para comenzar el proceso de comparación de Runit.


Una vez que el proceso haya finalizado, se nos mostrará una ventana similar a la que se muestra a continuación, dentro de la cual deberemos dar clic en el botón aceptar.



      3. Revisar.
Una vez de nuevo en la pantalla principal del inventario podremos mostrar y/o imprimir el reporte correspondiente a la lista de diferencias entre lo inventariado actualmente y el inventario con el que se contaba anteriormente.

Para revisar el reporte de las discrepancias del inventario en tamaño carta, basta con dar clic en el botón mostrar/imprimir tal como se muestra a continuación:


En caso de que se desee que el reporte se muestre por alguna agrupación en específica, se puede configurar dando clic en el botón agrupación, posteriormente dar doble clic sobre una de las opciones de agrupación de la ventana que se muestra a continuación.

Una vez hayamos dado clic en el botón mostrar/imprimir, se nos mostrará en pantalla el reporte correspondiente a las discrepancias de nuestro inventario.  A continuación se muestra un ejemplo del reporte mostrado en pantalla y la definición de los respectivos campos.

A continuación se describen las columnas del reporte:
  1. Style: son los modelos que se muestran en el reporte.
  2. Brand: son las marcas que se muestran en el reporte.
  3. Siz: es la talla del modelo que se muestra en el renglón correspondiente.
  4. Ext: es la extensión (normalmente color) que se muestra en el renglón correspondiente.
  5. Str: es el número de la tienda en donde se encuentra el artículo en el renglón correspondiente.
  6. Description: es la descripción del modelo que se muestra en el renglón correspondiente.
  7. Barcode: es el código de barras del modelo que se muestra en el renglón correspondiente.
  8. Cmptr: es la cantidad de artículos que tenía registrado el sistema antes de aplicar el inventario.
  9. Scan: es la cantidad de artículos que se capturaron en el inventario.
  10. Units: es la cantidad diferencia de unidades entre la columna cmptr y scan.
  11. Value: es el valor total (en pesos) de los artículos después de aplicar el inventario.
Si se desea imprimir un pequeño ticket con las discrepancias, puede realizarlo dando clic en el botón salida: imp tickets desde la pantalla principal del inventario, tal como se muestra a continuación.


Hecho lo anterior se imprimirá de forma automática el ticket correspondiente en la impresora correspondiente a la impresión de tickets de venta.

      4. Terminar.
Para finalizar nuestro inventario y aplicar los cambios directamente a los números de inventario registrados en sistema, deberemos dar clic en el botón ajustar diferencias tal como se muestra a continuación.


A continuación se mostrará un recuadro en como el que se muestra a continuación, si desea que se realice el ajuste en el sistema (colocando las cantidades que se tomaron en el inventario) deberá dar clic en el botón aceptar; de lo contrario, deberá dar clic en el botón no.


Una vez haya dado clic en el botón aceptar comenzará el proceso de ajuste a los números de inventario dentro del sistema, por lo que deberemos de esperar hasta que se muestre en pantalla el siguiente mensaje.


NOTA: el tiempo de los ajustes de inventario dependerá completamente del tamaño del inventario físico que se haya realizado.


En caso de que deseemos ver la bitácora del ajuste realizado deberemos dar clic en el botón aceptar, de lo contrario podremos dar clic en el botón no para finalizar el inventario.

Si decidimos ver la bitácora del ajuste del inventario, se mostrará una ventana similar a la que se muestra a continuación.


Dentro de esta bitácora e muestra la fecha y hora en la que comenzó el ajuste, el número de traspaso que se realizó de forma automática para ajustar las cantidades del inventario y la fecha y hora en la que finalizó el ajuste al sistema.

En caso de que deseemos guardar el archivo con la información que se muestra en la bitácora deberemos dar clic en el botón guardar archivo, en caso de que deseemos imprimir el formato del reporte de bitácora deberemos dar clic en el botón imprimir, y para finalizar el inventario deberemos dar clic en el botón cerrar.



TRABAJAR EN EL ÚLTIMO INVENTARIO.

Se pueden presentar ocasiones en las que tengamos que posponer la carga de un inventario, sin embargo para estas ocasiones Run it nos permite trabajar en el último inventario en el que hayamos trabajado. Para ello, deberemos dar clic en la opción abrir inventario físico desde la pantalla principal del modulo Count it.


Una vez hecho lo anterior deberemos dar clic en el botón trabajar con el último inventario.


Una vez hecho lo anterior, se abrirá la ventana correspondiente al inventario en el que hayamos estado trabajando durante la última sesión.




TRABAJAR EN INVENTARIO DE FECHAS ANTERIORES.

Se pueden presentar ocasiones en las que tengamos que posponer la carga de un inventario, sin embargo para estas ocasiones Runit nos permite trabajar en los inventarios en los que hayamos trabajado anteriormente. Para ello, deberemos dar clic en la opción abrir inventario físico desde la pantalla principal del modulo Count it.


Una vez hecho lo anterior deberemos dar clic en el botón trabajar en otro inventario.


Se nos desplegará una ventana similar a la que se muestra a continuación en la que se nos muestra la fecha de creación del inventario, la tienda en la cual se está aplicando, el tipo (o método) de inventario y el estatus del inventario como tal.


Definición de estatus de inventario:
  1. Nuevo: el inventario se encuentra pendiente por realizar la descarga de artículos (paso 1).
  2. Agotado: el inventario ya ha finalizado.
  3. Descargado: el inventario se encuentra pendiente por realizar la comparación de números de inventario (paso 2).
  4. Comparado: el inventario se encuentra pendiente por realizar la impresión de revisión de diferencias (paso 3) y/o pendiente de realizar el ajuste de diferencias (paso 4).

Si damos clic en el botón nuevo, se nos mostrará la ventana para crear y/o comenzar un nuevo inventario.

Si damos clic en el botón abrir, se nos mostrará la ventana del inventario en el proceso correspondiente en el que se encuentre.

Si damos clic en el botón eliminar, el inventario eliminado será eliminado de forma permanente de nuestro sistema Runit.


En caso de que se presione el botón eliminar, Runit mostrará un mensaje de confirmación similar al que se muestra a continuación en caso de que el botón se haya presionado por error.


En caso de que si se quiera eliminar el inventario seleccionado deberemos dar clic en el botón aceptar; en caso contrario, deberemos dar clic en el botón no.

Si deseamos salir de la pantalla de selección de inventarios físicos para volver a la pantalla principal de Countit, basta con dar clic en el botón cancelar, tal como se muestra a continuación.


Si deseas descargar el contenido de este manual para enviarlo a cualquier usuario o incluso imprimirlo
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